7.2. Организация работы с зарубежными партнерами

К оглавлению
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 
17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 
34 35 36 37 

7.2.1. Оценка потенциальных партнеров [Л]

Важную роль для предприятия играет выбор партнеров по совместной деятельности, так как от сделанного выбора во многом зависит успех задуманного предприятия или сделки. При выборе партнера для совместной деятельности приходится сталкиваться с тем, что в России до сих пор не существует стройной информационной системы для получения сведений об организациях и фирмах-участниках рынка, поэтому российским предприятиям пока приходится полагаться на удачу и на свои силы.

Успешный выбор надежного партнера можно осуществить только освоив и адаптировав для наших условий систему поиска партнеров, действующую на Западе, где, чтобы свести к минимуму коммерческие риски, выработана система банковских гарантий, страхования контрактов и другие механизмы, незнание или неприменение которых приводит к значительным убыткам.

Деловые качества возможной фирмы -партнера должны оцениваться с правовой, коммерческой, финансовой и технической точек зрения. Для получения этих данных следует пользоваться следующими документами:

Нотариально заверенными копиями учредительных документов: договора и уставы, которые дадут сведения о правовом статусе фирмы, размере капитала и профиле ее деятельности.

Проспектами и каталогами, публикуемыми самой фирмой, в которых также содержатся основные данные о ней, а так же о наличии отделений и филиалов, сбытовой сети и клиентуре.

Балансами доходов, расходов и отчетов (тоже публикуемыми фирмой), которые дадут представление о состоянии кредиторской и дебиторской задолженно­сти, объемах распродаж, акционерном капитале и ак­ционерах, размере начисленных дивидендов.

Справочниками различных видов. Технические и коммерческие справочники, содержащие общие све­дения о производственной и коммерческой деятель -ности фирмы, ее отделений и филиалов в России и за рубежом с указанием адресов и телефонов. Справоч­ники бывают как общего характера, так и по отраслям производства, по акционерным обществам, а также международные и национальные. Для изучения связей между фирмами очень важна информация, содер-жащаяся в справочниках руководящего состава фирм. В них присутствуют списки директоров и занимаемых ими в различных обществах постов. А в специальных справочниках публикуются биографии людей делового мира. Всю информацию по нужным справочникам можно получить в торговых палатах соответствующих стран.

Во избежание всякого рада конфликтов исключительно важное значение могут иметь личные качества будущего партнера. Конфиденциальную информацию о личности интересующего вас бизнесмена можно получить, обратившись в кредитные конторы или бюро, которую те, в свою очередь, добывают через сеть своих агентов. Пользуясь ими, следует иметь в виду, что за достоверность информации конторы и бюро никакой ответственности не несут.

О платежеспособности фирмы более надежны данные коммерческих банков, так как им известно финансовое положение фирм в течение длительного времени. Они в состоянии даже предвидеть рост их доходов или банкротство, потому что изучают и знают все стороны коммерческой деятельности своих клиентов.

Важные сведения о фирме можно почерпнуть из публикаций в прессе: данные местных торговых палат, различных ассоциаций или иных объединений промышленников, следящих за коммерческим престижем и деловой репутацией своих членов, мнения конкурентов. Немало информации можно почерпнуть из газеты «Коммерсант», в которой регулярно печатаются данные об

учредителях, их адреса и телефоны. В официальных публикациях содержатся решения о примененных санкциях к фирмам, нарушившим экспортные или импортные запреты. Например, в США сведения о лишении экспортеров экспортных привилегий на определенный срок и иных санкциях за нарушение экспортного контроля публикуются в «Федеральном реестре». Такие сведения характеризуют фирму, попавшую в «черный список» с негативной стороны.

Кроме всего сказанного, хорошо бы еще выяснить, не допускала ли интересующая вас фирма каких-либо акций, направленных на дискредитацию будущих партнеров, взаимоотношения ее с конкурентами на внутреннем и внешних рынках

Сведения о фирме можно получить и в государственных или иных организациях, содействующих внешнеэкономическим связям: торговых палатах, министерствах торговли, в консульских учреждениях, различных национальных государственных ведом -ствах и центрах, ведающих вопросами внешней торговли, а также в различных частных федерациях, ассоциациях торговых и промышленных фирм, институтах, информационных центрах и выставках.

В таких отчетах обычно содержится полное название фирмь.1, дата и номер регистрации, начальный капитал, состав правления и акционеров, представительские полномочия, сфера деятельности, номенклатура экспорта и импорта, численность персонала. В фи -нансовых разделах приводится динамика оборота, движение средств по счетам, называются банки, чьими лслиентами является фирма. Кратко характеризуется выполнение платежных обязательств.

Пользуясь этими источниками информации, надо учитывать, что сведения, получаемые из фирменных справочников, проспектов, каталогов и рекламы, а также кредитных и справочных бюро не являются вполне объективными, поскольку их материалы основываются на данных самих фирм и характеризуют их только в положительном свете. Поэтому мнение об интересующей фирме можно составить только после изучения всех названных источников информации. При этом надо учитывать, что информация о фирме, основанная на личных контактах, может ока -заться более надежной, чем красочные и внешне эффектные проспекты и каталоги.

Для сбора и накопления информации о фирмах, с которыми

планируется сотрудничество и уже ведется работа, хо телось бы предложить вариант Информационной накопительной карты, в которую постоянно заносятся данные о фирмах «конкурентах».

Таким образом, своя накопительная информация, должна сыграть положительную роль при выборе партнера и при дальнейшем взаимодействии с ним. При выборе зарубежных партнеров необходимо учесть следующие моменты:

При заключении внешнеторговой сделки необходимо отдавать предпочтение тем фирмам, которые предложат лучшие условия (по качеству, срокам, кредитам, ценам), касается ли она экспорта или импорта, является ли компенсационной или бартерной, идет ли речь о разовой сделке (мелкой или крупной) или о долгосрочных отношениях, осуществляется ли купля-продажа товара, лизинг.

Но если речь идет о сотрудничестве на долгосрочной основе, подход должен быть иным. С особой тщательностью нужно проверять надежность зарубежного партнера. Желательно, чтобы партнером была крупная фирма, зарекомендовавшая себя на мировом рынке со всех сторон.

Подобные сведения о фирмах должны быть всегда под рукой. В этой связи необходимо иметь свою базу данных различных зарубежных представительств.

7.2.2. Прием иностранных представителей и проведение коммерческих переговоров [Л]

Деловые совещания и переговоры являются разновидностями делового общения, формами обмена информацией в деловой сфере.

С расширением круга предпринимателей России, активно действующих на внешних рынках, существенно возрастает роль переговоров с иностранными партнерами. Многие вопросы требуют прямого обсуждения: условия сделок, порядок поставки товаров, транспортировки грузов, проблемы страхования и т. д. Не секрет, что успех переговоров зависит от прочности позиций участников, конъюнктуры рынка, конкретных интересов партнеров. При этом немаловажную роль играют и такие факторы, как умение вести торг, психологические особенности партнеров и другие слагаемые, в совокупности образующие «искусство переговоров». Овладение им требует определенных навыков, соблюдения обще -признанных норм.

Планирование переговоров

Планирование переговоров позволяет найти и устранить возможные подводные камни, заранее предусмотреть, какие неожиданные проблемы могут возникнуть в ходе переговоров, своевременно продумать необходимые действия и мероприятия, а также вовлечь в подготовку к переговорам нужных работников. Важно продумать использование вспомогательных средств — диаграмм, таблиц, слайдов, видеофильмов и т. п.

Обычно переговоры состоят из следующих этапов:

начало беседы;

передача информации;

выдвижение аргументов;

комментарии (в случае необходимости — опровер­жения) к доводам партнера по переговорам;

согласование взаимоприемлемых решений;

■          подведение итогов переговоров и принятие решений. Данная последовательность может быть изменена в

зависимости от обстоятельств. Наиболее важен завершающий этап. На характер переговоров влияет следующее:

профессиональный опыт и знания;

ясность, четкость, доступность, наглядность изложения;

постоянная нацеленность на достижение нужных результатов;

умение варьировать интенсивностью переговоров;

необходимость соблюдать разумные пределы при передаче информации;

способность поддержать доверительность в пере говорах;

умение варьировать выдвигаемые аргументы;

умение использовать различные эмоционально выразительные средства, усиливающие воздействие на собеседника.

В начале беседы важно создать непринужденную атмосферу, интерес к обсуждаемому вопросу.

Психологически основная задача первых моментов переговоров — попытаться воздействовать на партнера таким образом, чтобы снять у него напряженность. Первые две-три фразы должны создать у партнера положительную расположенность. Исключить попытки загнать партнера в угол, принудить его к оборонительной позиции. Нельзя не считаться с возрастом собеседника, его национальными особенностями, личными

пристрастиями (если что-либо о них известно). Вполне уместны комплимент, несколько теплых слов, шутка, дружеская тональность в разговоре. После этого можно перейти к изложению сути дела.

Необходимо избегать таких оборотов, как «Я бы предложил»; «Я бы хотел» и т. д. Лучше употреблять фразы типа: «Как Вы относитесь к такому предложению, как...»; «Вы, вероятно, заинтересуетесь, узнав, что...» и т. п.

Дать почувствовать партнеру, что его ценят как личность, профессионала, специалиста.

Вилы переговоров

Существуют различные классификации видов переговоров. Наиболее традиционная — по их содержанию и целям.

Переговоры по установлению новых отношений и обязательств между партнерами.

Переговоры по развитию ранее достигнутых договоренностей.

Переговоры с целью урегулирования конфликтной ситуации.

Переговоры по изменению сложившихся договоренностей в свою пользу.

Переговоры по достижению определенных по бочных результатов, нашедших отражение в ранее принятых договоренностях.

В зависимости от ситуаций, в каких они проводятся, различают переговоры по урегулированию кризисных или конфликтных ситуаций и переговоры, ведущиеся в рамках нормального делового сотрудничества. В первом случае к переговорам нередко привлекаются посредники, возникает необходимость неофициальных контактов

Переговоры могут быть двусторонними и многосторонними, что обусловливает определенный характер их ведения.

Подготовка и веление переговоров

Как правило, задолго до того как партнеры сядут за стол и начнут непосредственно обсуждать вопросы, составляется план ведения переговоров. Примерная схема подготовки такова:

анализ сложившейся ситуации участников, повестки дня;

инициатива проведения переговоров и определение

предстоящих к обсуждению задач;

выработка стратегии и тактики переговоров;

разработка подробного плана подготовки к пере говорам;

сбор информации и материалов; классификация информации в зависимости от целей каждого этапа переговоров;

систематизация и отбор информации;

составление рабочего плана переговоров;

проведение подготовительных рабочих совещаний участников предстоящих переговоров;

разработка концепции переговоров, ее письменное изложение.

Готовясь к переговорам, необходимо обдумать собственные цели, определить темы, которые могут быть затронуты в их процессе, наметить возможных участников.

Инициатива в переговорах зависит от интуиции, активности и возможности своевременно провести предварительный анализ. Это позволяет контролировать ситуацию. Ни в коем случае нельзя терять инициативу как на этапе подготовки переговоров, так и в ходе их проведения.

Подробный план переговоров предусматривает четкую программу действий: устанавливаются объем и виды потребной информации, определяются примерные затраты на подготовку, выделяются соответствующие работники, перед ними ставятся конкретные цели.

Наиболее сложным и трудоемким процессом является сбор информации. Например, готовясь к первой встрече с представителем иностранной фирмы, необходимо как можно больше узнать о ее достижениях, «теневых» местах. В случае недостатка информации можно обратиться к соответствующим консультационным фирмам как в России, так и за рубежом. В необходимых случаях— в Министерство внешних экономических связей.

Объем потребной информации зависит от общей эрудиции, уровня профессиональных знаний и личной мотивации сотрудников фирмы, которым предстоит вести переговоры. Продолжением работы с информацией является ее сбор и систематизация. Необходимо освободиться от второстепенных сведений, сгруппировать полученные данные соответственно задачам переговоров. Важно определить характер и объем информации, которую необходимо передать партнеру по переговорам,

предварительно взвесив, как эта информация будет им интер пр етир ована.

При переговорах одним из основных являются ценовые вопросы. Заблаговременно информационный отдел должен собрать всю доступную информацию по ценам мирового рынка. Если в переговорах затрагивается возможность экспорта продукции, необходимо сосредоточить сведения, выгодно раскрывающие пре -имущества выпускаемого товара (технические характеристики, потребительские свойства и т. д.). К этому моменту желательно иметь условия конкурсов, сведения о которых всегда должны быть под рукой.

Интересующая информация должна быть оценена с точки зрения достоверности и надежности ее источников.

В переговорах по импорту также требуется знание цен, условий поставки, состояния конъюнктуры рынка и сложившихся традиций.

Вступая в переговоры с фирмой, нужно располагать максимумом данных о ней, степени ее надежности. Досье о партнере включает характер деятельности фирмы, ее юридическую форму и форму собственности, виды производимой продукции (профиль товаров, торговые операции), финансовое состояние фирмы, ее ценовую и финансовую политику, заинтересованность в деловых контактах Необходимо знать связи фирмы с конкурентами и условия, на которых она ведет сделки с ними, навести справки об основных финансово -экономических показателях (размеры акционерного и собственного капитала, оборот, активы, прибыль, число собственных сотрудников), руководящем составе фирмы. Информационный отдел должен отследить статьи о партнере в газетах и журналах, иметь отзывы коллег.

Разрабатывая сценарий переговоров, необходимо попытаться увязать уже имеющуюся информацию с собственными представлениями в единое целое. Целесообразно продумать психологические аспекты предстоящих переговоров, их начало и завершение, как бы мысленно прорепетировать свои соображения, которые можно высказать партнеру, чтобы добиться желаемого результата.

При планировании переговоров следует учитывать возможность появления непредвиденных обстоятельств и отрабатывать навыки гибкой реакции на неожиданные повороты, которые могут возникнуть по инициативе партнера.

Планирование переговоров включает следующие моменты:

разработка прогноза переговоров;

определение установок на переговоры, выделение основных задач;

поиск оптимальных средств решения стратегических задач переговоров;

разработка «дерева целей» — как долгосрочных, так и краткосрочных — на весь процесс переговоров, определение их взаимосвязи и последовательности реализации;

выработка средств реализации этих целей, своевременная подготовка к преодолению трудностей, возникающих в процессе подготовки к переговорам.

Техника веления переговоров

В соответствии с правилами приема делегаций, ответственные лица доставляют гостей за 5 — 7 минут до планируемого начала переговоров. Это позволяет членам делегации освоиться с обстановкой, приготовиться к встрече. Если переговоры ведутся не первым лицом фирмы, целесообразно отвести время на короткую встречу первого лица и делегации для обмена приветствиями.

Для ведения записей и обобщения результатов переговоров заранее выделяется соответствующий сотрудник. Если в них участвует переводчик, то необходимо создать ему благоприятные условия.

Как правило, переговоры ведут руководители делегаций. Нельзя перебивать их выступления, вносить уточнения, устраивать перекрестные мини-переговоры параллельно с выступлениями руководителей делегаций. Это нетактично и сильно мешает нормальному процессу переговоров.

До начала переговоров необходимо проинформировать членов своей делегации о фирме, с которой будут вестись переговоры. Информация формируется из различных источников — справочников, заказных работ специальных консультативных фирм (российских и зарубежных), запросов в российские коммерческие представительства.

На первой встрече прежде всего следует познакомить иностранную делегацию с участниками переговоров со своей стороны, обменяться визитными карточками. Кроме этого, обычно

имеет место обмен общими фразами, а затем знакомство гостей с программой их пребывания в России ее уточнения, если будут замечания со стороны иностранных представителей.

Если встреча с представителями данной фирмы осуществляется впервые, целесообразно ознакомить гостей с характером деятельности своей организации, особенностями выпускаемой продукции, объемом производства и т. д., после чего попросить своего партнера рассказать о его организации.

Фирме имеющей производственный характер, целесообразно включить в программу пребывания делегации ознакомление со своей деятельностью. Необходимо подготовить персонал к такому визиту, заранее определить объем передаваемой информации.

Информация, поставляющая интерес при велении переговоров

Информационный отдел фирмы на основе аналитических исследований предварительно выявляет, какая информация в первую очередь интересует зарубежного предпринимателя:

Размер рынка.

Динамика изменения рынка.

Издержки по ведению дела.

Степень риска.

Основная часть интересующей иностранного пред­принимателя информации, особенно касающейся размеров и динамики рынка, может быть им получена из открытых источников, статистических отчетов, средств массовой информации и т. д. Что же касается оценок издержек производства, конкурентных преимуществ и степени риска, то они не могут быть произведены с приемлемой достоверностью без информации, характеризующей вполне определенного потенциального партнера, т. е. какую-то конкретную фирму.

К такой информации в соответствии со сложившейся практикой можно отнести данные по следующим вопросам:

предполагаемая экономия за счет дешевизны рабочей силы;

величина транспортных расходов;

потребности в сырье, материалах, комплектующих изделиях и обеспечение ими;

состояние и стоимость основных и оборотных фондов;

производственные мощности;

организация производства;

финансовое положение и т. д.

В последнее время отличается рост ценности информации о российских предприятиях и спрос на нее. Этот спрос неизбежно порождает соответствующее предложение. Причина появления этого предложения заключается в том, что иностранные фирмы не имеют, как правило, достаточной информации о российских предприятиях и фирмах, и их информационные запросы стимулируют появление различных посреднических организаций, специализирующихся на информационном обеспечении как российской, так и зарубежной клиентуры. Однако это не исключает возможность обращения некоторых инофирм к российским предприятиям напрямую. Поэтому, прежде чем давать о своей фирме хоть какую-нибудь информацию, необходимо убедиться в том, что представители иностранной компании пришли на переговоры не только с целью получения сведений о деятельности российской фирмы.

Сведения о российских и зарубежных фирмах можно получить в таких посреднических организациях, как: Российско-американский университет «Россия — США — бизнес — партнеры», центр научно -технического творчества «Акцепт», фирма «Снег» и другие. Занимаются такой же деятельностью некоторые российские предприятия: Министерство гражданской авиации, ленинградское ПО «Авангард» и т. д. Эти организации рассылают потенциальным клиентам анкеты, предложения, документы.

В этой практике нет ничего необычного, в международной предпринимательской деятельности такие способы получения необходимой информации имеют самое широкое распространение.

В обобщенном виде содержимое запрашиваемых сведений сводится, главным образом, к следующему:

Полное наименование предприятия, его место в структуре отрасли, почтовые реквизиты.

Данные о руководящем составе: фамилии, имена, отчества, номера служебных телефонов.

Профильные виды продукции, ее характеристики, сведения о направлениях научно -исследовательской деятельности.

Стоимость основных и оборотных фондов.

Финансовое положение.

Планируемая к освоению продукция:

a.         физические и стоимостные объемы;

b.         то же, но с разбивкой для внутреннего рынка и
экспорта.

Численность персонала и фонд заработной платы.

Потребности в сырье, материалах, комплектующих узлами деталях, источники удовлетворения этих потребностей.

Транспортные и энергетические потребности.

В конечном счете, в результате исследовательской деятельности у получателя информации могут накапливаться обширные материалы для сопоставления, обобщения и анализа. Следовательно, перед обладателем таких данных раскрываются возможности получения оценок по интересующим его направлениям деятельности предприятия (фирмы) или повысить точность и достоверность уже имеющихся у него сведений, а при благоприятных условиях — распространить полученные на основе этих сведений выводы на отрасль в целом.

При изучении иностранных источников и зарубежного опыта предпринимательской деятельности обращает на себя внимание тот факт, что на вопросы, подобные вопросам 5, 6, 7, 8, зарубежные фирмы, как правило, ответов не дают, т. к. указанные сведения составляют коммерческую тайну. В то же время наша хозяйствен­ная практика знает примеры противоположного толка, когда предприятия (фирмы) легко расстаются со своими коммерческими секретами, никак не учитывая возможные экономические последствия этого.

Особенности переговоров при проложи «ноу-хау»

Особое место среди сведений, являющихся конфиденциальными, занимают «ноу-хау», под которым понимаются конструктивные и технологические секреты, имеющие промышленную и коммерческую ценность и не защищенные патентным, международным и национальным законодательством.

При консультациях и ознакомлении с техникой и технологией зарубежные фирмы выработали способы ведения переговоров без раскрытия «ноу-хау».

Один из принципов защиты «ноу-хау» состоит в том, что любая информация о научно -технических достижениях, будь то

устная или печатная, должна носить сугубо рекламный характер. Если на переговорах потенциальный клиент настаивает на получении дополнительной информации о «ноу-хау», аргументируя это тем, что ему надо знать, за что он будет платить деньги, то используется специальная техника продажи «ноу - хау». Здесь необходимо обратить внимание на слова «потенциальный клиент», т. е. к этому времени необходимо иметь информацию об организации, с которой ведутся переговоры и лице, ее представляющем, что это — действительно потенциальный клиент.

Далее стороны заключают предварительное опционное соглашение, по которому потенциальный продавец обязан ознакомить потенциального покупателя с «ноу-хау», а последний, ознакомившись с ним, обязуется подписать лицензионное соглашение. В противном случае на основании опционного договора он не имеет права промышленно использовать «ноу-хау» и разглашать его, он теряет и определенную сумму денег, внесенную в депозит на счет продавца за ознакомление. Таким образом, вводится договорная охрана «ноу-хау».

Выводы

1.         При попытках сторонних организаций установить с

предприятием контакт следует прежде всего выяснить, в чем состоят их намерения, если это не вытекает из самого обращения к фирме. Кроме того, необходимо, используя имеющиеся возможности, навести справки об иностранной фирме, которая обратилась с запросом. Во многих случаях такая осведомленность о ней поможет избежать ошибок. Рекомендации по наведению таких справок описаны выше.

2.         В случае, если обратившаяся иностранная компания

заслуживает доверия, ее намерения соответствуют интересам фирмы и предполагается развивать намечающееся сотрудничество, необходимо выработать политику ведения переговоров. Не следует сразу же передавать все запрашиваемые сведения в полном объеме. Прежде всего необходимо убедиться в том, что запрашиваемые сведения соответствуют намерениям зарубежного потенциального партнера и действительно требуются ему для дальнейшего сотрудничества с фирмой. Особое внимание следует обратить на то, чтобы

те сведения, которые решили представить зарубежной фирме, не раскрывали своих коммерческих секретов.

На стадии переговоров, когда суть взаимных намерений

уже ясна, но юридически они еще не оформлены, было бы оптимальным ведение переговоров таким образом, чтобы ответы на вопросы зарубежного партнера носили индикативный характер, типа «да— нет», «можем— не можем» и т. п.

После юридического оформления взаимных намерений

можно оперировать более широкими данными об основных фондах, потребностях и другими сведениями, необходимыми для сотрудничества. При этом в рамках документа о намерениях или отдельным документом должны быть зафиксированы взаимные обязательства о неразглашении тех сведений, которые стороны определят как конфиденциальные.

Потенциальному партнеру следует раскрывать только те

данные, которые относятся к сфере совместной деятельности.

Особенности передачи информации зарубежному партнеру

В данном случае под информацией подразумеваются сведения, соответствующие лучшему восприятию партнером точки зрения и помогающие уяснить его позицию.

При передаче информации следует внимательно следить за реакцией партнера. Этот процесс следует направлять таким образом, чтобы захватить инициативу в переговорах, побудить партнера сообщить нужную информацию, избегая при этом прямых вопросов.

Необходимо так задавать вопросы, чтобы на них нельзя было бы ответить только «да» или «нет», дабы не вызвать напряженности в беседе. Обычно такого рода вопросы задаются в тех случаях, когда необходимо получить согласие собеседника или подтверждение ранее имевшейся договоренности. Это предполагает осведомленность обоих партнеров по конкретному вопросу. Следует избегать опасности создания ситуации, когда у партнера может сложиться впечатление, будто ведется его допрос.

Другая категория вопросов — это так называемые открытые вопросы, требующие развернутого объяснения, например: «Как Вы относитесь к...»; «Каково Ваше мнение по вопросу о...»; «Почему

Вы считаете, что ...» и т. п. Они подразумевают последующий диалог на основе разъяснения точки зрения партнера, аргументированного изложения его позиции. В категорию открытых вопросов включаются «переломные», позволяющие получить информацию по наиболее уязвимым проблемам. Они задаются в тех случаях, когда уже имеется достаточно информации по данной проблеме и уже можно перейти к другой теме.

В тех случаях, когда необходимо добиться от партнера четких акцентов по той или иной проблеме, лучше задавать вопросы типа: «Правильно ли я понял, что ...»; «Считаете ли Вы, что...». Ответы на подобные вопросы создают благоприятную атмосферу для выработки единой точки зрения на обсуждаемый вопрос, а также для внесения поправок в по зицию партнера.

В процессе обмена информацией облегчается переход к этапу аргументации, когда партнер более откровенно излагает собственную позицию, при этом может непроизвольно обнаружить свои слабые стороны.

С другой стороны, на этапе аргументации у партнера создается заинтересованность в поддержании переговоров.

Для успешного ведения переговоров важно умение внимательно слушать и правильно оценивать сказанное. В этом случае можно самому себе задать следующие вопросы:

действительно ли я слушаю партнера или просто жду своей очереди высказаться?

часто ли я отвлекаюсь?

эмоционально ли реагирую на сказанное?

часто ли перебиваю собеседника?

не делаю ли поспешных выводов из сказанного?

может быть, я не слушаю партнера, а просто обдумываю свой ответ?

Не следует забывать, что человек несведущий, мало знающий обычно многословен. И напротив, немногословный собеседник доказательнее обосновывает свою позицию. Зная это, нужно постараться избегать ненужной полемики, иначе может возникнуть угроза непреодолимой конфликтной ситуации.

Очень часто переговоры проигрывает тот, кто не умеет слушать другую сторону.

Вот некоторые условия, которые следует соблюдать:

не отвлекаться на собственные мысли, сосредоточится на теме беседы;

слушая собеседника, не использовать это время на

подготовку собственных контраргументов.

При передаче партнеру информации:

избегать начинать предложения с местоимения «я»;

быть внимательным к собеседнику, когда он что -то говорит или спрашивает;

следить за реакцией партнера, проявлением его эмоций;

чаще обращаться к собеседнику по имени;

следить за собственной речью, избегать неточностей, неясностей, при необходимости повторять особо важные положения;

избегать монологов, стремиться к диалогу;

не прерывать партнера;

всем своим видом проявлять заинтересованность к тому, о чем говорит партнер;

добиваться от партнера заинтересованности в получении информации;

■          не употреблять двусмысленных выражений. Переговоры — это поиск компромисса. Искусство

достижения без излишней жесткости и неуступчивости. Вступая в переговоры, нужно видеть в партнере не противника, с которым будет жестокая схватка, а потенциального друга на долгое время. Необходимо рассчитывать на длительное сотрудничество.

В процессе беседы нередко возникает необходимость в чем -то убедить партнера. Это требует значительных усилий и сильных аргументов. Вместе с тем многое зависит от партнера, его способности, желания и готовности воспринимать аргументы.

Прежде чем излагать свои аргументы, необходимо убедиться:

точна ли информация, на которой основываются аргументы?

верны ли заключения?

нет ли аргументации внутренних противоречий?

можно ли привести подходящие примеры и срав­нения?

какие возражения и контрдоводы могут возникнуть у партнера?

Получая информацию от партнера, полезно убедиться: ■ нет ли в аргументах партнера противоречий?

можно ли оспорить приводимые факты и предположения?

если в целом положение, выдвигаемое партнером, верно, не вызывают ли сомнение отдельные детали?

не упрощает ли проблему партнер?

правильно ли он оценивает доводы?

Чтобы доказательно обосновать свою позицию, полезно учитывать некоторые мелочи, которые могут оказаться решающими:

необходимо оперировать простыми и убедительными доводами. Помнить, что партнер понимает из сказанного значительно меньше, чем он демонстрирует;

небольшое число ярких аргументов достигает боль­шего эффекта, нежели множество мелких и мало -убедительных фактов;

необходимо всегда открыто признавать правоту партнера, даже если это не вполне благоприятно;

приспосабливаться к особенностям характера партнера, учитывать его опыт, знания, национальные особенности и т. п.;

избегать простого перечисления фактов, опираясь на них, сформулировать выигрышные моменты своих предложений;

оперировать понятиями, привычными для партнера.

Для того, чтобы тактически правильно построить аргументацию необходимо:

излаг ть гла вные аргументы при любом удобном случае, но по возможности каждый раз несколько по -новому, сообразуясь с конкретными обстоятельствами;

в зависимости от психологических, национальных или иных особенностей партнера выбирать различные методы убеждения;

избегать обострений, авторитарности в суждениях;

предлагать партнеру варианты решения проблемы, чтобы вызвать или поддержать у него интерес к вашему предложению;

■          персонифицировать аргументацию, убедительность

доказательств зависит прежде всего от их восприятия партнером, прежде постараться выявить его позицию, а затем использовать это при изложении своих доводов;

чтобы добиться большей убедительности своих до -водов, необходимо «подсказать» партнеру, какие выводы он может сделать, исходя из них;

если партнер выдвигает контраргументы, на первый взгляд безупречные, нужно задуматься над тем, верны ли они, нет ли в них противоречий.

Завершение переговоров

Для данного этапа переговоров очень важен личный опыт, способность быть тактичным и внимательным к.партнеру.

Основные задачи, решаемые на этом этапе сводятся к следующим:

достижение основной или — в самом неблагоп­риятном случае — резервной, альтернативной цели;

обеспечение благоприятной атмосферы в конце переговоров. Даже в случае, если главные цели переговоров не будут достигнуты, необходимо со -хранить возможность поддержания дальнейших контактов;

■          побуждение партнера к выполнению действий. Совместное подведение итогов предполагает, что все

участники переговоров имеют четкое и ясное представление по каждому пункту принятых решений и в соответствии с ними готовы начать реализацию плана конкретных действий.

Фаза окончания переговоров требует особого внимания, полной концентрации опыта, знаний и умений. Практика показывает, что лучше всего придерживаться правила — не спешить проявлять инициативу, но и не ждать слишком долго психологически удобного момента, иначе можно пропустить его.

Одним из признаков приближения окончания переговоров служит изменение поведения партнера — у него появляется расслабленность, усиливается или ослабляется эмоциональное восприятие слов, степень его участия в дискуссиях. Нужно быть готовым к тому, что партнер может принять неудовлетворительные решения. На этот случай должны быть подготовлены варианты:, позволяющие продолжить переговоры и преодолеть

неблагоприятный настрой партнера.

Конечно, не все переговоры завершаются успешно. Такой исход обусловливается отсутствием со своей стороны убедительной аргументации или неготовностью партнера принять предлагаемое вами решение. Вполне логично и такое допущение, что другая сторона лучше подготовлена к переговорам, более опытна, чем вы. В процессе переговоров могут возникнуть препятствия, которые не зависят от обоих партнеров.

7.2.3. Порядок работы с зарубежными партнерами

С целью установления единого порядка и режима работы с
зарубежными партнерами, обеспечения защиты конфиденциальной
информации разрабатывается «Инструкция о порядке работы: с
зарубежными партнерами», которой необходимо

руководствоваться при контактах с представителями совместных предприятий и с представителями конкурирующих фирм. Инструкция должна содержать следующие разделы:

общие положения;

основания для работы: с зарубежными партнерами;

формы работы с зарубежными партнерами (прием, организация деловых встреч, переговоров, посещение и прием зарубежных партнеров);

организация работы по ведению телефонных разговоров, прием и отправка телексных сообщений;

организация работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (обработка поступивших, изданных документов, ведение слу­жебной переписки);

организация работы при командировании за рубеж;

оформление результатов работы с зарубежными партнерами, учет и отчетность.

Общие положения охватывают постановку проблемы защиты конфиденциальной информации при работе с зарубежными партнерами.

Основанием для контакта с иностранцами по служебной необходимости являются: планы международных научно-технических связей, заключенные контракты и протоколы, соглашения об установлении прямых производственных, научно ­

технических связей, решения о совместной деятельности, а также инициатива самих зарубежных представителей и представителей российской стороны.

Прием зарубежных партнеров

Прием зарубежных делегаций осуществляется на основе утвержденных программ, составляемых по установленной форме, а также сметы расходов на прием.

Программы пребывания приглашенных иностранных делегаций и сметы расходов составляются отделом международных связей, которые затем утверждаются руководством фирмы за неделю до прибытия делегаций.

Ответственным за выполнение программы пребывания иностранной делегации является представитель соответствующего отдела.

Организация деловых встреч (переговоров)

Для участия в деловых встречах с иностранцами, как правило, должны привлекаться специалисты из числа сотрудников, выделенных для работы с иностранцами в количестве не менее двух человек. Переводчиков на деловые встречи приглашает отдел, принимающий иностранцев. Деловые встречи должны проводиться в специально выделенном помещении.

Оформление результатов роботы с иностранцами

Отдел международных связей, принимающий иностранцев, по итогам работы с иностранными делегациями составляет отчеты произвольной формы. По итогам деловых встреч составляются записи бесед по установленной форме. Записи бесед представляются руководству в двухдневный срок после окончания работы с иностранцами, а отчеты, как правило, в двухнедельный срок (два печатных экземпляра).

В записях бесед и отчетах указывается: когда, где, с кем состоялась встреча, ее основание и цель; кем дано разрешение на встречу; какое учреждение, организацию или фирму представляли иностранцы; их фамилии и должностное положение; кто присутствовал со стороны фирмы; содержание беседы (существо вопросов и ответы на них); какая документация и какие образцы

изделий и материалов переданы иностранцам или получены от них, обязательства сторон по существу обсуждавшихся вопросов, а также другая заслуживающая внимания информация.

Отдел документационного обеспечения ведет учет деловых встреч, а также учет сообщений о контактах с зарубежными представительствами.

Организационные мероприятия

На этом этапе осуществляются организационные мероприятия по результатам работы с зарубежными партнерами.

Вся документация — отчеты по результатам работы с иностранными делегациями и записи бесед, содержащие обязательства и предложения сторон, докладываются отделом международных связей и отделом, организовавшим встречу, руководству фирмы.

Вся входящая иностранная корреспонденция, вне зависимости от ее вида, направляется в отдел доку-ментационного обеспечения для регистрации и первичного рассмотрения.

Входящая корреспонденция представляется руководству или направляется на рассмотрение и исполнение непосредственно в отделы. После рассмотрения руководством корреспонденция в соответствии с резолюцией направляется исполнителям, и контроль за сроками исполнения поручений осуществляется в соответствии с установленным порядком. Право подписи корреспонденции в адрес иностранцев имеют руководитель, его заместители, начальники отделов и их заместители (по отдельным вопросам).

Любая корреспонденция в адрес иностранцев подлежит визированию у руководителя отдела между народных связей. Один экземпляр документов остается в отделе документационного обеспечения.

Исходящая корреспонденция, адресуемая иностранцам, пишется на соответствующих бланках, на которых указаны номера телефонов, телефаксов и телексов, выделенных для работы с иностранцами. Ставить какие-либо штампы и печати на таких письмах не разрешается. Наименование отдела, фамилия и номер телефона исполнителя письма на подлиннике не указываются, а приводятся на копиях. Телексные сообщения от иностранцев принимаются отделом документационного обеспечения на специально выделенный аппарат сети Телекс.

Подготовка проектов телексных сообщений осуществляется

отделами по установленной форме на иностранном языке или клером.

Все факсимильные сообщения от иностранцев, поступающие в адрес фирмы, подлежат регистрации в отделе документационного обеспечения. Подготовка проектов факсимильных сообщений осуществляется отделами на бланках, используемых для письменной корреспонденции и со специальным титульным листом. Тексты сообщений могут быть как на русском, так и на иностранных языках. Передача телексных и факсимильных сообщений иностранцам осуществляется отделами со специально выделенными аппаратами телексной и факсимильной связи.

Сотрудники фирмы могут вести телефонные разговоры с иностранцами с телефонов, выделяемых для этих целей в каждом отделе; список телефонов подлежит согласованию с отделом международных связей и отделом технического обеспечения.

Организация работы по подготовке к выезду за границу в служебные командировки строится на основании «Временных правил оформления и выдачи заграничных паспортов гражданам РФ», утвержденных приказом МВД России № 66 от 17.02.93 г., в которых предусмотрены все процедуры оформления заграничных паспортов и получения виз для лиц выезжающих в служебные командировки.

Существуют определенные правила оформления выезда за границу. На фирме такой работой занимается отдел международных связей, который после подбора соответствующих документов на оформляемого готовит заявку по установленной форме для выезда в служебные загранкомандировки.

Соответствующее ходатайство или заявку для выезда в заграничную деловую поездку, связанную с задачами фирмы, рассматривают только в отношении работников, состоящих в штате фирмы. На ходатайстве лиц, направляемых в служебные загранкомандировки, в паспортно -визовой службе МВД России проставляется штамп «Служебная поездка». Для принятия решения о выдаче или отказе в выдаче загранпаспорта УВИР осуществляет необходимую проверку. Осведомленность лица, выезжающего за границу, в сведениях, составляющих государственную тайну, а также наличие других оснований, препятствующих выезду и относящихся к ведению органов государственной безопасности, проверяется этими органами. В процессе проверок устанавливается, не имеется ли в отношении заявителя указанных в законе ограничений, по которым ему может быть временно

отказано в выдаче загранпаспорта.

При выдаче загранпаспортов по ходатайствам ко мандирующих организаций лицам, осведомленным в сведениях, составляющих государственную тайну, руководствуются тем, что право принятия решения о выезде этих лиц в загранкомандировки предоставлено руководителям центральных органов исполнительной власти в отношении работников этих органов, а также их предприятий, учреждений и организаций. Такое право предоставлено также главам администраций краев, областей, автономных образований, городов Москвы и Санкт-Петербурга или создаваемым ими для этих целей комиссиям в отношении работников предприятий, учреждений и организаций, находящихся на этой территории, и, наконец, главам соответствующих администраций — в отношении работников этих исполнительных органов.

Организации Российской Федерации за получением въездных виз на заграничные паспорта обращаются в дипломатические представительства и консульские службы иностранных государств самостоятельно. Одновременно с оформлением виз отдел по международному сотрудничеству готовит необходимые документы, представляемые руководителю, отражающие все сведения для принятия решения загран командировки.

Составляется докладная записка, в которой следует указывать: цель выезда; страну командирования и принимающую организацию; срок командирования; условия финансирования поездки; фамилию, имя, отчество и занимаемую должность командируемых

После согласования всех организационных вопросов в отношении загранкомандировки каждому члену делегации выдается техническое задание с конкретным перечнем вопросов, для решения которых организуется поездка. Технические задания составляются соответствующими отделами, согласовываются с отделом международных связей и представляются на утверждение руководству фирмы не позднее, чем за две недели до выезда. По итогам работы с иностранными делегациями и командирования за рубеж составляются отчеты, отражающие выполнение те хнического задания.

В процессе работы с иностранными делегациями, деловых встреч и загранкомандировок подписание каких-либо документов, которые влекут за собой экономическую или административную ответственность, выходящую за пределы компетенции предприятия, допускается только после предварительного согласо ­

вания текстов этих документов с руководством фирмы. Отделу международных связей необходимо вести учет принимаемых иностранных делегаций и деловых встреч, а также разовых посещений иностранцами фирмы. Организацию контроля за выполнением положений настоящей Инструкции необходимо возложить на руководителей отдела международных связей и на отдел документационного обеспечения.

7.2.4. Порядок защиты конфиденциальной информации при работе с зарубежными партнерами

Прием зарубежных партнеров, делегаций, групп должен производится на основании «Инструкции по работе с зарубежными партнерами» и заключенных в установленном порядке международных договоров.

Вся ответственность за организацию работы с зарубежными партнерами и соблюдение требований настоящей Инструкции должны нести руководитель фирмы и руководители соответствующих отделов, отвечающие за прием иностранных представителей.

Руководители подразделений, отвечающие за организацию работы по осуществлению международных связей, обязаны:

своевременно, в пределах своей компетенции, принимать режимные меры, гарантирующие на­дежную защиту;

организовывать контроль деятельности подчиненных подразделений по организации и соблюдению режима;

устранять выявленные в результате контроля не -достатки и осуществлять мероприятия по усилению режима конфиденциальности в связи с приемом зарубежных представителей.

Основная работа по приему иностранцев ложится на специально созданные отделы — отдел по международным связям и отдел документационного обеспечения, непосредственно отвечающие за обеспечение защиты инф ормации в этот период, и отдел, отвечающий за техническое обеспечение.

Отдел по международным связям заблаговременно

информирует о предстоящем приеме зарубежных представителей и готовит следующие документы::

проекты планов международных связей;

программы пребывания иностранцев в учреждении (предприятии), в том числе дополнительных мероприятий, не предусмотренных программой их пребывания.

В свою очередь отделы, отвечающие за документационное и те хническое обеспечение, рассматривают проекты всех организационных документов, связанных с приемом иностранцев и другими мероприятиями по линии международного сотрудничества с целью надежной защиты коммерческой информации.

В том числе, оценивают эффективность режимных мероприятий, проводимых в отделах, намеченных для приема иностранцев, и контролируют соблюдение режимных мер в целом, и особенно в отделах, принимающих иностранцев.

Обобщают и анализируют поступающие материалы по вопросам обеспечения защиты коммерческой информации в связи с пребыванием иностранцев на объектах и в случае необходимости предпринимают меры по его усилению.

Принимают участие совместно с отделом международных связей и отделом кадров в подборе кандидатур для работы: с иностранцами.

Ведут работу с лицами, имеющими непосредственное отношение к конфиденциальной информации, которые привлекаются к участию в мероприятиях по линии международного сотрудничества, с целью повышения бдительности при общении с иностранцами.

Для работы с иностранцами отдел международных связей ежегодно должен представлять списки сотрудников, выделенных для работы с зарубежными партнерами, которые затем представляются на утверждение руководителю фирмы.

Для приема иностранцев необходимо назначать ответственных лиц, которые совместно с соответствующими отделами разрабатывают программу приема иностранцев, которая затем должна быть утверждена в установленном порядке руководителем фирмы.

Программа приема иностранцев должна содер жать:

сведения о персональном составе делегации (группы) иностранцев, должностном положении ее членов и сроках ее пребывания;

цель приема иностранцев, объем и характер ин формации, с которой они будут ознакомлены или которая будет передана им;

данные о лицах, выделяемых для работы с иностранцами;

маршрут передвижения зарубежных представителей;

материалы и информация, которые можно использовать в беседах с иностранцами;

порядок встречи, сопровождения и проводов ино­странцев.

Для обеспечения наибольшей надежности и защиты отделам, которым поручен прием иностранцев, на основе утвержденной программы их приема необходимо разрабатывать план режимных мероприятий по обеспечению режима конфиденциальности в период пребывания иностранцев. План утверждается руководителем фирмы.

План режимных мероприятий должен предусматривать:

мероприятия по усилению режима конфиденциальности в целом, и особенно в отделах, где будут принимать иностранцев;

контроль в соответствии с установленными требованиями за подго товкой документации, образцов изделий и другого рода информации, ознакомление с которой или передача которой иностранцам предусматривается программой приема;

инструктаж лиц, выделенных для работы: с иностранцами;

подготовку помещений для приема иностранцев;

■          подготовку маршрута передвижения иностранцев. Объем и характер информации, предназначенной для

использования при приеме иностранцев, определяется заблаговременно в строгом соответствии с целью приема.

Переговоры, совместные научно-исследовательские, опытно-конструкторские работы: и другие совместные мероприятия с зарубежными партнерами проводят в специально предназначенных или выделенных и соответствующим образом оборудованных для этих целей помещениях, по возможности изолированных от основных отделов.

В связи с этим предъявляется ряд режимных тре бований:

помещения должны быть спроектированы и построены так, чтобы максимально затруднить проникновение в них посторонних лиц;

■          стены и перегородки, отделяющие служебные помещения

от других помещений, должны быть выполнены из бетона, железобетона (монолитными, сборными) толщиной более 80 мм или кирпича толщиной более 120 мм;

вышеуказанные помещения целесообразно размещать не ниже второго и не выше предпоследнего этажа;

вблизи окон не должны проходить пожарные лестницы, водосточные трубы, козырьки, балконы и т. п., которые могли бы быть использованы для проникновения в служебное помещение;

двери служебных помещений оборудуются надежными запорами, устройствами для опечатывания, а также устройствами для запирания;

в служебных помещениях желательно предусматривать охранную сигнализацию, имеющую автономный источник питания и автоматическое переключение в случае выхо да из строя основной системы электроснабжения. Целесообразно оборудование помещений автоматической пожарной сигнализацией.

Указанные помещения до приема иностранцев и после окончания работы с ними проверяются сотрудниками отдела технического обеспечения, в необходимых случаях должны привлекаться соответствующие специалисты.

Подготовка производственных помещений, выделенных для приема (пребывания) иностранцев, предусматривает:

прекращение на период пребывания в этих помещениях иностранцев тех видов закрытых работ, знакомство с которыми не предусмотрено программой приема иностранцев и надежная легенда которых невозможна;

удаление конфиденциальной документации, обо -рудования, материалов и других предметов, которые могут свидетельствовать о проводимых работах.

Результаты работы с иностранцами оформляются в виде письменных отчетов, записей бесед, в которых подробно излагаются обсуждавшиеся вопросы. Записи производят назначенные ответственными за прием и представляют их в отдел международных связей. При необходимости те же лица должны представлять руководителям соответствующих отделов документы:, в которых отражались бы вопросы режимного характера, в том числе:

■          проблемы, выходящие за рамки программы, к которым

был проявлен повышенный интерес иностранцев, и в чем это выражалось;

возможные попытки нарушения режима пребы вания и другие подозрительные действия со стороны иностранцев;

выводы и предложения.

Подводя итог, хотелось бы еще раз сказать о том, что главной причиной, приводящей к утечке информации, составляющей коммерческую тайну, является то, что большинство сотрудников фирмы до конца не осознало, что эта информация является одним из основных ресурсов фирмы, который, как и все другие ресурсы, нуждается в защите и который нельзя растрачивать попусту. При этом следует исходить из принципиального положения, что в условиях рынка, конкуренции «закрытость» сведений выступает как элемент маркетинга и предприимчивости, как способ максимизации прибыли предприятия, создания опти -мальных условий для его участия в научно -техническом прогрессе, а «открытость», бесплатный обмен «опытом работы» могут оказаться экономически опасными. От недопонимания этого происходит утечка информации по разным причинам: неумение правильно рекламировать свою продукцию, неверно понимаемый престиж и т. д.

Существует и чисто психологический аспект. Наши специалисты и инженеры, выступая на конфе ренциях, проводя различные переговоры, рассказывают об изобретениях настолько же подробно, как они привыкли это делать на советских предприятиях. Действовать по-другому они и не могут, их этому просто не учат.

Большую роль должно сыграть воспитание и обучение сотрудников. Еще до начала переговоров сотрудник должен четко представлять, какую информацию он имеет право передавать, а что оставить «за кадром»: необходимо учить специалистов работать по принципу «черного ящика» — входные параметры изделия, полученные результаты, а как они получены — секрет фирмы. В конце концов работник должен осознавать, что от успешно проведенных переговоров зависит как благосостояние фирмы, так и его личное благосостояние.

Обеспечение защиты сведений, составляющих коммерческую тайну, должны осуществлять компетентные лица, непосредственно участвующие в коммерческой деятельности субъекта, выступающего на рынке товаров и услуг. Такие лица должны быть

специально для этого подготовлены, а их состав должен определяться руководителем фирмы.

При больших объемах коммерческой деятельно сти и связанных с ней сведений, составляющих коммерческую тайну, целесообразно организовать структурные подразделения, на которые возложить организацию сохранения информации предприятия, с учетом его специфики. Эти подразделения должны производить систематический анализ рынка, „.. накапливать опыт участия в рыночных отношениях и на основании этого давать рекомендации по закрытию отдельных сведений или их открытию, а также поведению лиц, представляющих субъект на рынке товаров и услуг или на переговорах с другими участниками свободного рынка. Отсутствие подобных служб и их методического обеспечения является еще одной причиной утечки информации, со -ставляющей коммерческую тайну.