5.3. Документальное подтверждение расходов на аренду
Любые расходы, учитываемые для целей налогообложения прибыли, подтверждаются
организацией документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской
Федерации либо согласно обычаям делового оборота, применяемым в иностранном государстве,
на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами,
косвенно подтверждающими произведенные расходы.
Предположим, налогоплательщик арендует имущество на территории Российской
Федерации. В этом случае расходы на аренду подтверждаются в первую очередь договором
аренды, заключенным в письменной форме. Должен быть также подтвержден факт использования
арендованного имущества в деятельности, направленной на получение дохода.
В ГК РФ не содержится требования составлять какой-либо документ о передаче
арендодателем арендатору предмета аренды - движимого имущества. Подобное требование
предусмотрено только при аренде зданий (сооружений) и предприятий. В то же время все
хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами (первичными
учетными документами). Об этом, в частности, сказано в ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996
N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон о бухгалтерском учете). Согласно ст. 313 НК РФ
первичные учетные документы служат подтверждением данных не только бухгалтерского, но и
налогового учета.
Таким образом, для подтверждения факта внесения арендной платы за пользование
имуществом и правомерности принятия данных расходов для целей налогообложения нет
необходимости составлять акт об оказании услуг. Достаточно иметь договор аренды,
передаточный акт, счет на оплату аренды за определенный отрезок времени и счет-фактуру
арендодателя.
Таким образом, фактическое получение организацией имущества в аренду от арендодателя
должно быть отражено в первичном учетном документе, как того требует законодательство.
Унифицированной формы этого документа не имеется, так как формы N N ОС-1 и ОС-14 не
применяются в отношении арендованных основных средств. Организация вправе самостоятельно
разработать и утвердить форму такого документа, обязательно указав в нем реквизиты,
перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. Например, это может быть акт приема-
передачи имущества по договору аренды. Кроме того, должно быть документально подтверждено
фактическое использование арендованного имущества арендатором.
У организации должны быть и документы, свидетельствующие о сумме расхода и о том, что
затраты фактически произведены. Если у арендодателя - юридического лица трудностей с
получением подобных документов обычно не возникает, то при аренде имущества у физических
лиц организациям-арендаторам нужно быть предельно внимательными. Ведь физическое лицо -
арендодатель не всегда имеет статус индивидуального предпринимателя. Соответственно, такой
арендодатель не обязан выставлять арендатору счета на оплату арендных платежей. Расчеты
могут производиться наличными денежными средствами. В этом случае важно, чтобы в договоре
аренды (или в дополнительном соглашении к нему) были четко предусмотрены сумма арендной
платы или правила ее определения, а также порядок уплаты. Факт наличных расчетов с
арендодателем подтверждается расходным кассовым ордером арендатора. Таково требование п.
14 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением
Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40. В графе "Основание" расходного кассового
ордера (унифицированная форма N КО-2, утвержденная Постановлением Госкомстата России от
18.08.1998 N 88) делается ссылка на соответствующий договор аренды.